Was ist ein Dokumenten-Management-System (DMS)?
DMS ist die Abkürzung für „Dokumenten-Management-System“ und meint die Schriftgutverwaltung mithilfe von Software. DMS umfasst das elektronische Erfassen, Bearbeiten, Verwalten und Archivieren von Dokumenten wie E-Mails, Rechnungen, Verträgen etc.
Ihr Nutzen im Überblick:
• Standardisierung des Dokumentenprozesses
• Orts- und zeitunabhängiger Zugriff
• Suchfunktionen zur Rechercheoptimierung
• Verlinkung von Dokumenten
• Aufgabenverknüpfung
• Effizienzsteigerung in Bearbeitungsprozessen
Funktionsweise des Dokumenten-Management-Systems (DMS):
Organisation und Koordination:
· DMS vereinheitlicht die Verwaltung sämtlicher Unternehmensdokumente.
Digitalisierung von Papierdokumenten:
· Papierdokumente werden gescannt, um sie in digitale Formate zu überführen.
Verschlagwortung, Indizierung und Kategorisierung:
· Digitalisierte Schriftstücke werden im DMS mit Schlagwörtern versehen, indiziert und kategorisiert.
Erleichterte Dokumentensuche und -bearbeitung:
· Die Strukturierung ermöglicht eine einfache Suche und Bearbeitung von Dokumenten.
Check-In- und Check-Out-Funktionen:
· Nutzer können Dokumente für längere Bearbeitungszeiträume dem DMS entnehmen, ohne die ursprüngliche Fassung zu verändern.
Unveränderte Originaldokumentenfassung:
· Die ursprüngliche Dokumentenfassung bleibt dabei unverändert erhalten.
Unterstützung bei der DMS-Einführung:
· Wir unterstützen Ihr Unternehmen beim Implementieren und Einführen des DMS.